E-mail, del 2

Foto: Mikkel Ronne

Att kunna hantera sina e-mail på ett bra sätt är en bra grund till vila tycker jag. Vi har så många e-mail-kontakter idag. Här krävs en balansgång. Vi vill undvika ansamling av mängder av e-mail samtidigt som vi vill undvika att på ett nervöst sätt konstant kolla vår e-mail, pga FOMO, dvs fear of missing out.

Arbetsmail förväntas vi svara på under en hyfsat rimlig tid, inom ett dygn brukar jag försöka hålla mig till. Jag undviker min jobbmail efter arbetstid så gott det går. Och numera kollar jag aldrig jobbmailen i sovrummet, vilket jag kunde göra förut. För att kunna slappna av är det viktigt att släppa jobbet och respektera den tid vi har fått för återhämtning. Annars blir det lätt en känsla av att man jobbar jämt.

Privata mail behöver oftast inte kollas lika ofta. Men om vi har givit ut en privat mailadress för kontakt så förväntas vi ändå kolla kontot hyfsat regelbundet. Personligen kollar jag min privata mail 1 gång per dag om jag inte väntar på nåt särskilt. Jag brukar tänka att 2-3 dygn är en rimlig tid för att besvara ett privatmail, beroende av vad det är för karaktär på mailet förstås. Ibland kan det vara skönt att få iväg ett svar direkt. Andra gånger vill man tänka till lite eller ha lite mer tid.

Försök att undvika att kolla din mail för ofta. Det kan skapa en enorm stress. Och du kommer att uppleva en stress när du håller dig ifrån mailen till en början också. Men den är övergående. Du får en bättre arbetsro, både på jobbet och hemma, om du kollar din mail måttligt. (Detta beror naturligtvis på vad du har för arbete. Vissa arbeten kräver att man kollar mailen oftare än andra.)

Avinstallera program som piper till så fort du har fått ett nytt mail. Gå istället in och kolla mailen vid tillfällen som du väljer själv.

Om du är en sån person som kollar din mail jämt och konstant så titta inåt och fråga dig varför, vad det beror på. Vad väntar du på för “belöning” via mailen? Handlar det om oro, bekräftelsebehov, rädsla att missa något? Om rädsla att missa; hur ofta får du mail som är så viktiga att du inte skulle ha kunnat vänta ett dygn? När man undersöker noga så märker man att rädslan oftast är helt irrationell och handlar om nåt mer, nåt helt annat, ett sätt att stilla en oro. Ett beroende helt enkelt.

Försök att bara vara med de obehagliga känslor som kan komma upp när du undviker att kolla mailen fast hela kroppen skriker efter att få göra det. Obehaget är inte farligt. Det är läkande att kunna vara med sina känslor. Du kommer att bli fri tids nog, bara du törs känna vad som känns. Bland det viktigaste vi kan lära oss som människor är att inte vara rädd för känslor och att inte låta känslorna styra våra liv.

På jobbet får vi ofta mail som inte angår oss. Mail som ska ligga på nån annans bord eller som är skickade till alldeles för många personer. Rensa bort dessa direkt! Vissa kan man klicka bort direkt bara efter att ha kollat på ämnesraden. Andra kan man behöva öppna och vidarebefordra eller svara “hör av dig till X och fråga istället”. Samla inte på dig irrelevant mail, utan rensa bort direkt.

Gör det enkelt för dig. Svara kort och koncist på mail. Håll dig till frågorna. Du kan spara mycket tid här. Använd bara “svara-alla”-knappen om verkligen alla i en mailkonversation är berörda av svaret. Spamma inte i onödan och du drar heller inte på dig mer skräpmail själv.

Eventuellt kan du bli stressad av att mailen börjar sina om du är van vid att få mycket mail. Det är som att en bekräftelse uteblir. Våga att bara sitta med den känslan också. Du existerar även när mailen inte bara trillar in.

Om mailet kräver ett långt svar; ring upp istället! Lite känsliga ärenden kan också vara lättare att ta över antingen telefon eller öga mot öga om du har den möjligheten.

Radera alla skräpmail. Avanmäl dig från alla nyhetsbrev som inte känns väldigt intressanta. Du missar sällan något viktigt. Bara tid.

Om du vill spara vissa mail så sortera dem i särskilda mappar. Spara så få mail som möjligt och håll dessa särskilda mappar så “rena” som möjligt, så att det blir lätt att hitta där.

Innan du skickar mail själv, fråga dig; Är det här mailet verkligen nödvändigt? Skicka bara väldigt relevanta mail så är chansen större att du även minskar ditt inflöde i inkorgen. Håll dig till det du vill säga, fatta dig kort och du kommer få korta och relevanta svar tillbaks. Ett ämne per mail brukar jag försöka hålla mig till.

Rensa bort gamla mail frekvent. Det ger dig sinnesfrid att ha en ren inkorg och hyfsat rena mappar med sparade mail.

Stäng av datorn när du är klar med vad du ska göra. Den behöver inte vara på dygnet runt. Det stressar dig att ha konstant tillgång till nätet. Du missar inget livsviktigt. Ta vara på livet offline istället. Det försvinner i ett rasande tempo. Det är framförallt viktigt på natten att stänga av all elektronik. Det kan störa din sömn.

(Detta inlägg är del i en serie som handlar om informationsstress och som startade här. Här är del 3 i serien.)